市学会与分支机构信息沟通的办法

第一章   专业分会

为了便于履行市学会对分会的组织、管理、协调、监督、服务的职能、履行好社团法人的职责；进一步贯彻执行《西安市机械工程学会对分支机构管理的规定》的精神，对分会实行规范管理；进一步加强市学会与各分会的紧密联系，纠正少数分会与市学会联系的松散状态。强化《西安市机械工程学会章程》第五章规定的专业分会是学会“理事会领导下的专业学术工作机构”的意识。特制定本办法：

第一条、分会开展活动的计划，须提前半个月内向市学会报告（如年会、报告会、交流会、理事会）。各分会开展活动的通知（盖有分会印章的）应交给市学会一份。活动结束后的7天内，分会向市学会秘书处提交活动情况的总结或会议纪要。便于市学会对各分会工作及时记载，并在《西安市机械工程学会简报》上刊登、尽快上网发布；

    第二条、专业分会在换届前1-2个月应向市学会汇报分会理事会的组成人员名单。市学会审查同意后于分会换届前2周正式批复给分会；

第三条、分会换届会议结束后应及时将会议纪要（报道）交市学会秘书处，并附上按姓氏笔划排序的理事会理事名单，以便刊登在《西安市机械工程学会简报》上。同时提交专业分会理事通讯录，以便联络；

第四条、分会秘书长的电话（办公室、手机）、传真、电子邮箱应告之省学会秘书处，如有变动请随时告之；

第五条、分会秘书长在接到市学会开会通知后应尽快回复确认参加会议，如因故不能参加会议，应委派他人参加，委派人员应该相对固定。分会秘书长应在会议结束后一周内认真听取委派人的汇报并与市学会秘书处联系，了解市学会会议的详细内容及会议安排布署的工作；

第六条、市学会每年召开1-2次学会工作会议或秘书长会议，年中为阶段性小结或布置工作，年末是总结工作；

第七条、每年11 月20日前各分会应向市学会秘书处交一份年度工作总结及第二年工作计划（因陕西省、西安市科协要求各市级学会每年于11月30日前上报年度工作总结及第二年工作计划，中国科协要求每年12月5日前上报省级学会年度统计资料）；

第八条、各分会每年应发展会员（或换发会员证）20-30名，对各分会的考核为两年一次。工作先进的分会，授予《先进分会》称号，并颁发奖金。

第二章 工作委员会

第九条、市学会与工作委员会信息沟通办法参照以上各条执行。